Normalmente no Brasil o empresário quando monta a sua empresa o faz por já possuir experiência e conhecimento no produto ou serviço que ele deseja ofertar. Mas na hora de manter o caixa da empresa equilibrado, a coisa muda de figura.

Embora eu considere que saber vender é uma arte, só isso não é o suficiente para manter uma empresa de pé. É necessário saber manter o caixa equilibrado. E é sobre isso que vamos conversar neste artigo.

O capital de giro

Já falei em diversos vídeos e artigos que o capital de giro da empresa é o oxigênio do negócio. Além disso, é importante entender que mesmo empresas que vendem muito, podem ter problemas de caixa se o controle financeiro não for bem feito (efeito tesoura).

Por isso, antes falarmos propriamente das ações que podem manter o seu caixa saudável e equilibrado, é preciso entender o básico: Como o caixa da empresa é formado?

Formação do caixa da empresa

Basicamente você precisa entender uma coisa: Toda empresa possui receitas e despesas. E que para ter um caixa equilibrado, receitas tem que ser maior do que despesas. Ponto final!

Mas tem muita gente que não enxerga essa dinâmica. Então para essas pessoas, vamos imaginar a seguinte analogia:

• A empresa possui uma torneira e diversos ralos;
• A torneira representa as suas receitas com vendas;
• Os ralos representam os gastos.

Como a torneira representa as receitas com vendas, não há muito o que falar aqui. Simplesmente a empresa precisa vender preservando as suas margens através de uma correta precificação de seus produtos/serviços.

Outro fator importante e que constantemente é negligenciado, é o ponto de equilíbrio. Saber qual é o ponto de equilíbrio do negócio é fundamental para definir as metas de vendas.

Mas o pulo do gato e a maior zona de desconhecimento dos empresários acontece frequentemente com os chamados ralos de dinheiro. Quais são os principais ralos da empresa? Para onde o dinheiro das vendas estão indo?

Se você entender e controlar esses ralos, 90% dos seus problemas em manter o caixa da empresa estarão resolvidos. Para ficar mais claro ainda, podemos identificar nas pequenas empresas esses ralos em basicamente 3 contas de gastos: Custo de Mercadoria, Despesas Operacionais e Lucro.

Custo de Mercadoria

Estamos falando aqui sobre o seu estoque. Todos sabem que basicamente para vender bem é preciso comprar bem. Infelizmente não basta apenas isso. É necessário além de negociar preços, comprar com qualidade entendendo a relação: margem x giro.

Muita gente compra e controla o estoque apenas no olho. Não encontrei nenhuma empresa  até agora que consiga fazer isso de forma eficiente. Todos, repito, todos acabam deixando dinheiro na mesa. Seja porque compram em excesso mercadorias de pouco giro ou mesmo deixam faltar aquelas com alto giro. Por isso, com relação ao estoque, deixo as seguintes dicas para equilibrar o caixa:

• Negocie com os fornecedores não só o preço, mas também o prazo de pagamento. Quanto maior, melhor;
• Tenha um sistema de controle de estoque automatizado. Se possível, um ERP interligando compras-estoque-financeiro;
• A partir dos relatórios do sistema, planeje o estoque (curva ABC, etc.);
• Conheça os principais indicadores dos seus produtos: Giro, Ressuprimento e Margens.

Essas medidas se aplicadas, vão ajudar a manter o caixa mais equilibrado. Lembre-se que todo o dinheiro investido em estoque vem do capital de giro.

Despesas Operacionais

As Despesas Operacionais compreendem todas as despesas fixas relacionadas aos gastos para manter a empresa em funcionamento independentemente de haver vendas.

Nessa conta, destaco como “principais” os seguintes gastos:

• Com pessoal (que para alguns negócios podem ser mais de 70% dos gastos);
• Estrutura da empresa aluguel, telefone, água, etc.;
• Pró-labore dos sócios.

É muito comum, quando o negócio começa a vender mais e crescer, que esses gastos sejam negligenciados ou mesmo, mal gerenciados. Isso acontece normalmente, porque não existe qualquer sistema de controle implantado que mostre a evolução de receitas e gastos para o empresário. Com relação a preservação do caixa, é necessário:

• Implantar um sistema de controle que registre todas as saídas de dinheiro na empresa;
• Lançar todas as despesas fixas corretamente de acordo com a sua característica (plano de contas);
• Cuidado com as contratações excessivas de pessoal (folha de pagamento). Seja criativo e busque a produtividade!
• Ficar atento aos pequenos gastos. Um pequeno furo pode afundar uma grande embarcação!
• Se estiver em dúvida sobre determinada despesa fixa, corte! Se realmente ela for necessária, você saberá depois disso;
• Definir o pró-labore para os sócios que trabalham na empresa. Para isso, faça as seguintes perguntas: Quanto você receberia em outra empresa de mesmo porte para fazer o que você faz? A empresa possui capacidade financeira para adotar esse valor?

Todas as medidas acima, formam um conjunto mínimo do que é necessário para não se operar no escuro quando o assunto é o controle de despesas fixas.

Agora um conselho. Muitas vezes o problema da falta de caixa na empresa está relacionado a retirada de dinheiro mensal dos sócios. Estes, insistem em retirar mais do que a empresa permite. Não adianta, é preciso entender a capacidade de pagamento atual do negócio. Se isso for desrespeitado, a conta não vai fechar e a empresa será sacrificada.

Então fique atento e controle de forma inteligente, feroz e inegociável todos os gastos fixos da empresa.

Lucro

Agora assim a parte boa da empresa….o lucro! Afinal é para isso que toda a empresa trabalha, não é mesmo?

Mesmo com toda esse papo de bem estar da sociedade e etc, sem lucro não existe negócio. Por isso, é função sim da empresa remunerar o capital investido do acionista através do lucro.

Mas se o lucro é bom, como ele pode desequilibrar o caixa?

Parece estranho, mas muitos empresários ao desconhecerem os conceitos de gestão financeira, acabam por expor a empresa à riscos justamente nessa hora.

Veja bem, a primeira regra para ser feita uma distribuição de lucro é que a empresa tenha: Lucro!

Parece óbvio, mas não é. Se a empresa não possui processos e controles financeiros organizados você realmente acha que os relatório contábeis serão fidedignos? Ma vamos supor que por uma graça divina, os relatório contáveis espelham a realidade. Como saber se esse dinheiro de saldo na conta bancária, é o lucro?

Eu te respondo que sem organização financeira é impossível saber. Lucro contábil e dinheiro no caixa são coisas diferentes.

Isso acontece porque o fluxo de caixa é controlado pelo regime de caixa e o lucro é calculado no regime de competência. Logo, na maioria das empresas, é preciso ter planejamento financeiro para fazer a retirada do lucro. Caso isso não ocorra, e o dinheiro seja sacado de uma vez, poderá haver um sério comprometimento financeiro levando a empresa a ter de recorrer a empréstimos com condições predatórias causando um enorme desequilíbrio no caixa.

Outra coisa, não é saudável para a empresa a retirada de 100% do lucro. Pense sempre em deixar uma parte deste resultado para reinvestir no negócio ou mesmo, criar um colchão para os momentos de crise econômica. Seja prudente e busque sempre manter o caixa da empresa equilibrado.

Resumindo

Na maioria das vezes o que percebo ao analisar um negócio sem caixa é que o erro normalmente está na própria empresa.

Canso de ouvir empresários reclamando de crises econômicas para justificar seus próprios erros de gestão.

Enquanto os pequenos empresários não se conscientizarem de que é preciso implantar controles formais de gestão, principalmente o fluxo de caixa, a situação não vai mudar.

Por fim, os resultados dessa gestão amadora do caixa não poderiam ser outros: empresas endividadas e empresários doentes.

Então, o que achou do artigo?

Se tiver alguma dúvida ou sugestão sobre esse texto, escreva nos comentários que eu te responderei o mais breve possível.

A Consultei é especialista em gestão financeira para pequenas empresas. Estamos a disposição para ajudar a mudar o seu negócio.