Depois de falarmos em alguns artigos anteriores sobre fluxo de caixa, precificação, estoques e ponto de equilíbrio, chegou a hora de discutirmos um pouco sobre custos.

Muitos empresários desconhecem totalmente o quanto gastam para produzir, vender ou prestar determinado serviço/produto. Mas todos eles sabem que manter o equilíbrio entre receitas e despesas é essencial para a saúde do negócio.

É muito importante conhecer, entender e classificar os seus custos. Existem hoje, uma quantidade imensa de ferramentas (algumas gratuitas) que podem lhe ajudar a fazer esse gerenciamento (planilhas, sistemas, apontamentos, etc.).

O meu conselho é que você procure descobrir a que melhor se adapta as suas necessidades e comece imediatamente a utilizá-la.

Podemos dizer , com relação a Contabilidade de Custos, que a palavra “custo” pode ser desmembrada nas seguintes terminologias: custo, gasto, despesa, investimento e perda.

Custo

São os gastos incorridos na atividade empresarial, na fabricação de um produto ou na compra de uma mercadoria. Ou seja, é o valor de bens e serviços consumidos na produção de outros bens e serviços.

Exemplo: A mercadoria que foi adquirida para estoque e venda posterior.

“Custo é como unha, tem que cortar sempre.”

Beto Sicupira

Gasto

É o esforço que a entidade realiza para a obtenção de um bem ou serviço. O gasto é o próprio valor do bem e se concretiza quando os serviços ou bens adquiridos são efetivamente prestados/vendidos.

Exemplo: Gasto com aquisição de mercadoria para a venda.

É importante explicar que gasto é diferente de desembolso. O desembolso (pagamento) pode ocorrer de forma desencontrada do gasto, ou seja, antes, durante ou após a entrada do produto comprado.

Despesa

São gastos com bens e serviços consumidos direta ou indiretamente com a finalidade de obtenção de receitas.

A forma como esses gastos impactam o resultado definirá sua classificação. Se impactarem de forma direta, ou seja, são responsáveis pela geração de receita, representam um custo.

Se não impactam o resultado de maneira direta, serão denominados despesa.

Exemplo: Despesas Operacionais – Salário da Administração (não impacta diretamente na obtenção de receita).

Investimento

É o gasto “ativado” registrado no ativo em função de sua viada útil ou de benefícios atribuíveis a períodos futuros.

Exemplo: Aquisição de imóveis ou equipamentos de informática.

Perda

É o valor dos bens ou serviços consumidos de forma anormal e involuntária.
Para fatores externos fortuitos (imprevistos), as perdas são consideradas despesas e são apropriadas diminuindo o resultado do período.

Exemplo: Perda por incêndio, enchente ou furto/roubo.

Já para fatores internos relativos a produtividade normal, elas integrarão os custos de produção.

Exemplo: Perda no processo de fabricação.

As perdas podem ser desmembradas em:

• Perda Técnica – Considerada um custo porque é inerente ao negócio.

Exemplo: Retalho de um tecido.

• Perda no Processo – Também considerado custo pois já é previsto sua perda durante o processo produtivo.

Exemplo: A perda de peças produzidas por estarem com defeitos de fabricação.

• Perda por Baixa ou Obsolescência do Estoque – Ocorre na quebra do estoque através do vencimento de validades ou utilização de novos materiais/tecnologias

Exemplo: Mudança de geração de tecnologia para equipamentos de telefone celular.

As perdas devem ser combatidas sem descanso. É disparado o pior custo para a empresa pois além de não gerar receita, diminui o resultado.

Gerenciando os seus custos

O gerenciamento de custos nada mais é do que o controle de gastos em determinadas áreas ou projetos da empresa. Controlar custos é muito importante para garantir a rentabilidade do negócio, preservando as margens através de uma precificação eficaz.

O controle de custos tem sua base no orçamento empresarial e deve ser acompanhado de forma incansável, pois só assim, haverá chances de sucesso na sua atividade.

A importância do gerenciamento de custos

Passar por um prejuízo financeiro (e pela falência) é o risco que você e a sua empresa estão sujeitos a correr quando não elaboram um gerenciamento de custos apropriado.

A análise e gerenciamento dos custos é um dos pilares para o planejamento financeiro.É muito importante desvendar e conhecer os seus custos pois só assim será possível fazer correções se necessário naquilo que está fora da curva aceitável para a sua empresa em relação ao mercado. Lembre-se, o mercado é soberano e ele não aceitará a elevação de preços pelo simples tentativa de corrigir um descontrole nos custos.

Gerenciamento na prática

Ná pratica, o gerenciamento de custos pode ser dividido nas seguintes etapas:

1.  Faça um levantamento apurado de todos os custos do seu negócio. Desde a produção/aquisição de produtos e serviços até os custos de venda. É uma fase de detalhamento pois é a base de tudo que virá a seguir. Não deixe nada de fora!
2. Elabore um orçamento de gastos para determinado período (geralmente anual) do seu negócio. Este relatório deve detalhar todos os gastos de acordo com as áreas e as “contas” de despesas.
3. Com o relatório de custos definido, faça uma análise daquilo que pode ser revisto, maximizado ou simplesmente cortado. Confronte o resultado com o seu preço de venda e entenda as suas margens. Nesta fase entender um pouco sobre precificação e modelos de orçamento empresarial irá ajudar bastante.
4. Exponha e esclareça aos interessados esses custos. Só com o engajamento será possível atingir os objetivos. Neste momento, pode ser necessário desenvolver a gestão de pessoas.
5. Definidos os custos e o preço, passe a fase do controle. Faça o controle dos custos de forma sistemática e incansável. Veja o orçado x realizado e faça correções se necessário. Gere relatórios.
6. Repita todo o processo!

Conclusão

Entender quais são e como gerenciar os custos pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso do seu negócio.

De nada adiantar ter uma estratégia bem montada se os custos são inviáveis. Infelizmente muitos gestores preferem não saber e muito menos controlar os custos de seus produtos/serviços.

Não controlar custos é um erro grave que pode e deve ser corrigido o mais rápido possível.

Se você se identificou com essa situação, mude antes que seja tarde demais para o negócio e para a sua vida.