O que você vai ler aqui:
Ah se eu ganhasse um real a cada vez que ouço essa pergunta! Talvez essa seja uma das grandes dúvidas nas pequenas empresas. Com relação à gestão financeira afinal devo usar planilha ou software?
Entendo essa angústia e acho ela bastante procedente. É uma decisão importante que vai impactar o futuro do negócio. Afinal, ninguém quer ficar trocando de plataforma a toda hora, não é mesmo?
A minha experiência com Planilhas e Softwares
Me lembro quando montei minha primeira empresa há 20 anos atrás! Na época não havia o cenário que temos hoje com internet de fácil acesso.
Sem opções, iniciei os meus “controles” através de planilhas. Mas mesmo sem nenhum conhecimento sobre finanças, rapidamente percebi que seria difícil gerenciar de forma eficaz a empresa com base nessa solução. As planilhas são descentralizadas e muito pouco interativas.
Acontece que naquela época não havia a oferta de softwares de controle que temos agora. Então tive que adotar uma solução intermediária. Criei um sistema Frankenstein no Access!
Alguém aí conhece o Access?
Bem, só depois de quase 7 anos de empresa rodando esse Frankestein, foi possível implantar um sistema de gestão financeira, caríssimo por sinal!
Lembre-se, não existiam sistemas na nuvem com mensalidades razoavelmente baratas e completos como os de hoje.
Era necessário comprar além do software (licença) toda a infraestrutura de servidor para rodá-lo. Um gasto impensável e desnecessário nos dias de hoje.
Planilha ou Software?
Caro empresário(a)/gestor…não use um ou outro, use os dois!
Sim isso mesmo que você leu. Por que abrir mão de uma dessas ferramentas? Não faz sentido!
O uso combinado de planilhas e softwares pode ser bastante saudável para a empresa. Principalmente quando falamos de controle do Fluxo de Caixa.
Atualmente quando sou contratado para executar uma consultoria financeira, não ofereço uma solução ou outra. Ofereço as duas!
As soluções não são excludentes, ao contrário, entendo que são complementares. Basta entender a função de cada uma e como tirar melhor proveito delas.
Como Utilizar essas Duas Ferramentas?
Sugiro os sistemas de gestão financeira na nuvem para gerenciar as finanças e as planilhas, como ferramentas de apoio de análises pontuais para:
- Fazer Previsão de Vendas
- Calcular o Mark-up
- Definir o Ponto de Equilíbrio
- Montar tabelas, gráficos e relatórios específicos
Use o sistema no dia-a-dia de contas a pagar, receber, saldos bancários, conciliação bancária. Ele foi preparado para isso, com processos e soluções tecnológicas (arquivo de remessa por exemplo) que vão agilizar e garantir maior qualidade nos lançamentos.
Além disso, alguns sistemas já oferecem soluções de integração com contadores, o que pode ser uma mão na roda para otimizar o trabalho e reduzir custos.
Como Escolher o Software de Gestão Financeira?
É muito importante saber escolher o sistema de gestão financeira que melhor se adeque ao seu processo e mercado.
Veja bem, eu disse melhor se adeque, porque não existem sistemas 100% perfeitos. Mesmo porque a adaptação a qualquer ferramenta de gestão requer uma análise dos processos existentes.
Normalmente os processos financeiros nesta fase da empresa ainda não estão maduros. Então, não adianta ficar brigando com o sistema porque você fazia determinada tarefa de um jeito e a boa prática lhe diz que deve ser de outra forma. Perceba que é preciso ceder e adaptar, pelo menos em parte…
É essencial antes de implementar qualquer solução, rever e organizar os processos financeiros. Se esta etapa for negligenciada (e eu já vi isso acontecer muitas vezes) o sucesso da implantação estará comprometido.
Outra coisa, entenda em que fase o seu negócio se encontra. Será que ele precisa de um Sistema Financeiro ou de um ERP (Enterprise Resource Planning)?
O sistema financeiro irá gerenciar basicamente os processos financeiros, já o ERP fará a integração das áreas existentes na empresa (financeiro, estoque, compras, etc.).
A implantação e o uso são diferentes. Fique atento!
Resumindo
Veja qual é a necessidade de acordo com o seu negócio. A partir daí, escolha o “melhor” sistema de gestão e use e abuse das planilhas como apoio para análises e cálculos pontuais.
Utilizar corretamente planilha e software irá facilitar enormemente o seu dia-a-dia no controle do negócio.
Por tanto, pare de perder tempo e dinheiro. Inicie o mais rápido possível a organização financeira da sua empresa. Busque os melhores recurso e boas práticas de gestão.
E se precisar de qualquer ajuda, conte com a Consultei.
Caso ainda tiver alguma dúvida sobre esse assunto, escreva aí embaixo nos comentários!
Prometo que responderei rapidamente!
