Você conseguiria dirigir de forma responsável e eficaz um carro sem saber por exemplo a velocidade, o nível de óleo ou a temperatura do motor? Essas informações ou indicadores existem porque são fundamentais para que o motorista tenha noção do que está acontecendo e a partir disso, tenha dados suficientes para tomar decisões como reduzir a velocidade ou colocar mais óleo no motor. Isso faz com que esse mesmo carro ande melhor e por mais tempo.

Agora pense na sua empresa. Como tomar decisões sem ter informações? Sem indicadores, você estará no escuro contando apenas com seus achismos. E cá entre nós, não é mais possível gerenciar de forma responsável qualquer negócio apenas na intuição. E é aí que entram os relatórios contábeis. Embora a maioria dos pequenos empresários não saibam, são eles que fornecem essa visão estratégica da situação econômica da empresa.

Este artigo tem por finalidade demonstrar para os gestores empresariais a importância dos relatórios contábeis como uma bússola para orientar o seu negócio quando falamos de tomada de decisões financeiras principalmente ligadas a estratégia.

Portanto, a visão que será abordada é a de um GESTOR e não a de um profissional da CONTABILIDADE.

Dito isso, podemos seguir a diante e entender melhor como o Contador e a Contabilidade são partes fundamentais para a tomada de decisões na empresa.

Os Relatórios Contábeis

Os Relatórios Contábeis são um conjunto de relatórios elaborados pela Contabilidade, ou seja, pelo seu contador, e que possuem a função de resumir e organizar os dados colhidos em determinado período de tempo (geralmente 1 ano). De forma resumida, esses relatórios tem como função básica:

• Atender as necessidades gerenciais da empresa
• Atender as necessidades Fiscais

Tratarei aqui daqueles que entendo serem os relatórios básicos para auxiliar os gestores na tomada de decisão. São eles o Balanço Patrimonial (BP) e a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE).

As Informações Contábeis

O BP reflete a posição financeira da empresa em determinado momento. É composto pelos Ativos, passivos e pelo patrimônio líquido.  Ou seja, pelos ativos que a empresa possui, pelos passivos assumidos e pelo capital dos sócios. Já a DRE é um resumo ordenado das receitas e gastos, também em um determinado período. É nela que enxergamos mais claramente a dedução dos gastos das receitas, até o lucro ou prejuízo.

Com estes dois relatórios produzidos de forma mais fidedigna possível, o gestor poderá extrair um número imenso de informações que poderão orientar as decisões de forma mais assertiva.

Digo mais fidedigna porque infelizmente em nosso país a ordem vem se invertendo de forma drástica. O desconhecimento sobre a importância destes relatórios para a administração aliada a uma gestão questionável, acabam por evidenciar resultados ruins para o negócio.

Só que muitas vezes, a necessidade de atendimento as demandas fiscais, a empréstimos financeiros ou em alguns casos específicos a processos licitatórios, onde esse resultado ruim não pode evidenciado, vêm se tornando prioridade para a confecção e apresentação dos relatórios contábeis. Essa abordagem embora resolva um problema, acaba por criar outros tão ruins quanto para a sobrevivência do negócio. Uma contabilidade distorcida, por tanto irreal, acaba por inviabilizar qualquer análise destes relatórios.

Embora muitos empresário não deem o braço a torcer, a maioria dos problemas relacionados a sobrevivência nas pequenas decorrem não só por crises econômicas. Eles ocorrem principalmente, pela falta de conhecimento e ausência de corretas informações para a tomada de decisões.

Administrar sem informações

É importante ressaltar que todos empresário ou gestor, precisa se conscientize que administrar é basicamente tomar mais decisões certas do que erradas. Popularmente, isso é conhecido por “bom senso”.

Só que todos os gestores que apresentam um enorme “bom senso”, com certeza possuíam acesso a informações estruturadas e fidedignas dos seu negócios. Sem isso, toda a administração estará baseada em achismos e percepções.

É claro que informações podem ser obtidas de diversas maneiras: mercado, leitura de artigos, entidades, etc.

Mas nenhuma outra fonte de informação é tão importante para a visão interna da empresa quanto os Relatórios Contábeis.

Eles lhe oferecem a possibilidade de um raio X econômico do seu negócio e consequentemente da sua gestão. Eles te mostram os resultados das suas decisões.

O que nos leva a um outro ponto importante: o Contador como um “parceiro” na gestão do negócio.

A Importância do Contador

Embora exista um descrença e total desconhecimento quanto o papel do contador para o desenvolvimento do negócio, afirmo categoricamente que ao desprezar o trabalho deste profissional, a empresa está abrindo mão de uma gama enorme de informações que poderiam evitar muitas cagadas que são feitas diariamente.

Os contadores tem que entender a sua importância para os resultados das empresas buscando atuar de forma consultiva, informando os resultados e sugerindo medidas corretivas se necessário. Essa parceria entre empresário e contador deve existir.

É inadmissível que o contador trabalhe apenas emitindo guias e boletos. Eu sei que o governo com suas leis confusas sugam cada vez mais tempo do contador. Mas isso não pode ser justificativa para abandonar o lado consultivo da profissão.

Agora, isso é uma via de mão-dupla.

Por tanto, o empresário deve manter a gestão financeira do negócio em dia e organizada para que as informações cheguem a contabilidade de forma clara e em tempo hábil para o seu processamento.

Mandar um monte de despesas ou receitas sem comprovação fiscal três meses depois do prazo, só serve para distorcer os relatórios contábeis. 

Então, fique atento e faça a sua parte!

Extraindo Informações

Seguindo em frente, é possível utilizar BP e da DRE  para extrairmos uma penca de indicadores com relação a operação. Como exemplos temos:

• Necessidade de Capital de Giro
• Ciclo financeiros
• Liquidez
• Ponto de equilíbrio
• Margem de Contribuição
• Prazos médios

É isso mesmo meu caro empresário e empresária, é daí que vem esses indicadores tão falados e necessários para a gestão estratégica. 

Além disso poderemos fazer análises horizontais e verticais destes relatórios para entender a evolução ou involução das contas da empresa comparando períodos diferentes.

Com base nestas análises podemos “enxergar” itens básicos como por exemplo se nosso faturamento está aumentando ou diminuindo, qual é o patrimônio da empresa, ou questões mais sofisticadas como saber o EBITDA ou a margem de contribuição. 

Essas informações são vitais para manter a empresa equilibrada financeiramente.

Para você ter uma ideia da importância destas informações contábeis para a alta gerência é só entender que a maioria das grandes empresas possui um setor diretamente ligado as áreas financeira e contábil chamado de Controladoria.

A Controladoria

Cabe a Controladoria e ao Controller (profissional com a capacidade de gerir a área) a compilação, síntese e análise de informações geradas pela Contabilidade.

Sua função básica é garantir que tais informações sejam preparadas e distribuídas de acordo com a necessidade da organização. Está em seu escopo:

• A Contabilidade Fiscal, gerencial e de custos
• Controle Patrimonial3. Orçamento Empresarial
• Auditoria Interna

Podemos dizer também que é função principal da Controladoria:

• Organizar de maneira adequada o sistema de informações gerencias que permita à Administração conhecer os fatos ocorridos e os resultados obtidos com as atividades
• A comparação permanente entre o desempenho esperado e o real
• A identificação das causas e dos responsáveis pela variação
• A apresentação de recomendações para a adoção de medidas corretivas.

É claro que uma pequena empresa dificilmente possui condições de ter um profissional qualificado e dedicado a isso. 

Por isso que é importante que você empresário, domine esses relatórios e tenha sempre um apoio – ou no contador ou em uma consultoria externa.

Concluindo

Costumo dizer que gerir um negócio sem os relatórios contábeis é como pilotar um avião sem instrumentos. Se você não possui ou não entende os dados contábeis, converse com seu Contador.

Converse com seu contador e mostre a sua necessidade. Busque transformá-lo em seu parceiro de gestão. Agora, se você já tentou e não obteve resultado, troque o seu escritório contábil. Este assunto é importante demais para ser deixado em segundo plano.

Utilize os Relatórios Contábeis para criar pilares na sua gestão e siga adiante acertando mais do que errando!

Não se esqueça que a Consultei é especialista em gestão financeira para pequenas empresas. Se precisar de uma ajudinha para organizar a gestão financeira, entre em contato (sem compromisso!).