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Manter sobre controle gastos nas pequenas empresas pode ser a diferença entre continuar o negócio ou fechar as portas. Sobretudo em tempos de vacas magras, como em crises econômicas, é fundamental entender quais despesas estão pressionando o seu caixa e se como é possível reduzi-las.
Acredite, quase sempre é possível reduzir ou simplesmente eliminar muitos gastos da empresa!
Muito cuidado na hora de cortar!
Ter os custos mapeados e sobre controle não é tarefa fácil. É preciso disciplina e às vezes uma lupa para saber onde é possível cortar. Aliás, esse é um dos principais erros ao se falar sobre esse tema. Muitas vezes o corte é feito de forma impulsiva e sem conhecimento, acarretando efeitos colaterais que podem ser piores ainda para a empresa.
Algumas perguntas simples podem ser feitas sobre o custo a ser eliminado ou reduzido, a fim de minimizar o erro:
– afeta o que?
– qual o impacto na receita?
– quanto representa esse custo em relação ao total da receita da empresa?
– como foi a evolução histórica desse elemento de custo ao longo dos últimos meses?
– prejudica ou compromete a operação?
– quanto vai representar o corte no resultado final?
Essas simples perguntas podem te ajudar a tomar decisões mais acertadas. Aumentando as chances de ser mais eficaz no corte gastos.
Agora, é claro que ao tomarmos a decisão de cortar ou reduzir um gasto exista a expectativa de um aumento nas margens e consequentemente no lucro. Perfeito!
Entretanto, cortar gastos é apenas um dos passos para se equilibras as finanças. Você obterá resultados melhores combinando outras ações importantes e que não devem ser esquecidas. Tais como:
- Precificar corretamente seus produtos/serviços
- Manter um Ciclo financeiro equilibrado
- Controlar a sua margem de contribuição
Com tudo isso equilibrado o corte de custos nas pequenas empresas será potencializado gerando não só economia, como a possibilidade de reinvestimento no negócio. Afinal ao liberarmos mais recursos podemos injetar a sobra na empresa gerando mais competitividade.
Custo é como unha; tem que ser cortado sempre!
Mas então, como fazer isso de forma saudável sem gerar impactos negativos? Reduzir custos nas pequenas empresas pode ser feito com atitudes relativamente simples e os resultados podem ser rapidamente percebidos.
Assim, confira essas 5 dicas e veja como aplicá-las no seu pequeno negócio.
Dica #1 – Desenvolva os controles financeiros
Você não vai conseguir saber se um custo é “bom” ou “ruim” sem antes organizar os seus controles financeiros. Fica muito difícil descobrir por exemplo; qual foi a evolução do gasto ou quanto representa em relação a receita. Por isso, o primeiro passo é estruturar as receitas e despesas em um relatório chamado fluxo de caixa. A partir daí será possível elaborar os relatórios gerenciais como a DRE para enxergar, dentro do contexto da operação, os gastos que podem ser alvos de revisão.
Deixo aqui uma ressalva quanto a utilização do fluxo de caixa como forma de se avaliar receitas e despesas. É fato que como o fluxo de caixa e obtido pelo regime de caixa, sua utilização para a análise de custos e despesas pode levar ao erro. Ou seja, o relatório de fluxo de caixa é incompetente para essa análise.
Custos e despesas devem ser obrigatoriamente analisados pelo regime de competência, regime esse utilizado nos relatórios gerenciais.
Dica #2 – Revise e avalie periodicamente os gastos
Já disse algumas vezes que para gerenciar as finanças de uma empresa é preciso ter disciplina. Por isso, manter os gastos mapeados e revisados periodicamente, certamente irá revelar alguns “ralos” de dinheiro que podem estar escondidos em algum canto escuro da empresa. Encontre esses ralos e tampe todos!
Dica #3 – Organizes os processos
Chamamos de processos a forma como são desenvolvidas as atividades na empresa. Dentro do departamento financeiro, temos como exemplo: contas a pagar, a receber, emissão de NF, etc.
A empresa precisa mapear e descrever esses processos para verificar se existe alguma atividade que pode ser eliminada ou otimizada. Algumas vezes estes processos possuem etapas desnecessárias ou gargalos, exigindo por exemplo: mais pessoas para ser executado. Esse colaborador a mais pode elevar em muito o gasto da operação. Fazer esse mapeamento pode elevar a produtividade (tempo) trazendo até mesmo mais satisfação para o seu cliente, além é claro, de gerar uma boa economia.
Dica #4 – Estruture as compras
Uma vez perguntaram ao Sr. Samuel Klein fundador das Casas Bahia qual era o segredo do sucesso. Basicamente ele respondeu que o segredo era…comprar bem. Algo simples e que deveria ser normal nos processos da empresa.
Mas o que é comprar bem? Podemos dizer que a boa compra possui três características básicas:
- Comprar o que se pode vender (giro);
- Negociar o máximo possível
- Prazo de ressuprimento
Se a empresa não possui o controle de estoque apurado, não conseguirá saber quais são os seus produtos de giro. Além disso, perderá o poder de negociação já que na maioria das vezes, terá que comprar às pressas para repor o estoque.
Estoque não vendido é capital de giro parado. Comprar com eficiência pode além de economizar alguns milhares de reais, liberar capital de giro para a empresa.
Dica #5 – Renegocie contratos periodicamente
É comum o pequeno empresário manter uma “parceria” duradoura com os seus fornecedores. Eu diria comum e saudável até determinado ponto.
Muitas vezes nos acomodamos com isso e deixamos de verificar como anda o mesmíssimo produto ou serviço fornecido por outras empresas.
Sair da zona de conforto, principalmente quando temos alguém que já conhece o nosso negócio, não é fácil. Aliás, é preciso ter muito cuidado para não trocar seis por coisa nenhuma.
Está avaliação deve ser feita com muito critério, afinal a qualidade do produto/serviço fornecido é tão ou mais importante que o preço.
Se for um fornecedor estratégico para o seu negócio então, os cuidados devem ser redobrados.
Mas se você chegou a conclusão que a mudança pode ser feita sem muitos riscos para o negócio, vamos em frente!
Periodicamente (3, 6 ou 12 meses. Isso depende da empresa), separe os seus principais fornecedores. Faça uma curva ABC. Quais 20% deles representam 80% dos seus gastos?
Feito isso, parta para uma cotação no mercado dos itens fornecidos por estes 20%. É possível que existam novas empresas fornecendo esse mesmo produto/serviço a um preço mais competitivo, ou mesmo, uma nova solução desconhecida quando da contratação em vigor.
Caso exista, por exemplo, um fornecedor com condições similares e menor preço, faça uma renegociação com seu fornecedor “parceiro”. Exponha a situação e peça um realinhamento de preços. Normalmente será melhor mantê-lo em uma nova negociação, do que mudar radicalmente. Mas se tiver de fazê-lo, faça! A economia pode ser bastante significativa nestes casos!
Resumindo
É preciso ficar claro que o controle de custos nas pequenas empresas é um processo contínuo e infinito. Sempre existe espaço para melhorias; seja com produtividade ou com o surgimento de novas tecnologias.
O que não pode acontecer de forma alguma, é a acomodação e o desleixo com os controles financeiros. Jamais perca o controle ou duvide dos benefícios do corte de custos para a sua empresa.
Mantenha os gastos necessários e corte sem piedade todo o resto! Muita atenção principalmente, com os gastos fixos. Se possível, transforme-os em variáveis. Assim sua empresa será menos afetara por exemplo a uma queda de vendas ou a uma crise econômica. Ok?
E se você está tendo dificuldades para controlar os seus gastos, entre em contato com a Consultei. Nós somos especialistas em ajudar a implantar as gestão financeira nas pequenas empresas.
