A falta de Capital de Giro é um problema para quase todas as pequenas empresas no país. E no final as contas, ele é o principal fator para a morte de uma empresa.

É comum ao iniciarmos uma consultoria financeira constatar a total ausência de controles e estratégias, principalmente nos pequenos negócios.

Lembro que certa vez iniciamos um trabalho em uma empresa que estava “bombando” na venda dos seus produtos. Havia uma forte demanda e as vendas cresceram de forma exponencial em um curto espaço de tempo. Por mais incrível que isso possa parecer, o aumento de vendas trouxe um efeito colateral muito comum; a quebra do caixa.

Vender mais é uma excelente notícia para qualquer negócio. Entretanto, é necessário muito cuidado e planejamento porque isso pode matar o seu negócio.

Mas como isso é possível?

Pois é, essa era a mesma indagação feita pelos sócios da empresa que por desconhecerem o conceito de Ciclo Financeiro, estavam levando o negócio diretamente para a falência.

Os sócios não entendiam que existe uma relação muito forte entre vendas e caixa. Claro que eles achavam, como acontece com a grande maioria, que essa relação era assim: Quanto mais eu vender, mais dinheiro a empresa terá!

Os Indicadores

Isso até faz sentido se não existisse uma coisa chamada Ciclo Financeiro. Porém antes de falarmos propriamente sobre o Ciclo Financeiro, vamos entender alguns fatores que são muito importantes para que o caixa da empresa não desapareça.

No exemplo da empresa acima ao iniciarmos o diagnóstico, por pura experiência, fomos direto verificar as seguintes indicadores:

• Prazo Médio de Recebimento (PMR) – Quanto tempo (média) a empresa leva para receber todo o dinheiro dos seus clientes?
• Prazo Médio de Pagamento (PMP) – Quanto tempo (média) a empresa leva para pagar os seus fornecedores?
• Prazo Médio de Estoque (PME) – Quanto tempo (média) a empresa leva para vender os seus estoques?
• Precificação – O preço praticado gera uma margem de contribuição positiva?

O diagnóstico

• Com relação ao PMR, a empresa é bem generosa com seus clientes parcelando alguns produtos em até 10x. A justificativa foi a de sempre: “É o que o todo mundo faz”.
  
• Já para o PMP, encontramos pouquíssimo prazo para a quitação dos fornecedores. A maioria dos pagamentos era feita com no máximo 10 dias. O argumento dado era que por ser “pequeno” não tinha tentado negociar prazos maiores.
  
• O Estoque….bem o estoque era uma bagunça e não havia qualquer controle implantado. As compras eram feitas com base no “sentimento” do dono.
  
• Finalmente, o preço praticado estava dentro do aceitável com margem de contribuição positiva e dentro do esperado para o mercado. Apenas alguns ajustes foram recomendados.

Além disso, não existia na empresa a gestão financeira com controles ou processos financeiros formais. As contas eram pagas conforme apareciam e não havia um controle rígido sobre os recebimentos, principalmente nas vendas feitas por cartão de crédito.

Após esse diagnóstico, foi possível afirmar categoricamente que essa empresa estava com um problema sério de Capital de Giro. E que se agravou muito com a explosão de vendas.

Vamos entender isso melhor

Toda empresa precisa conhecer a sua Necessidade de Capital de Giro (NCG) para poder operar de forma sadia. Basicamente podemos dizer que a NCG é o dinheiro necessário para a empresa girar.

Ou seja, para manter o negócio funcionando por um determinado período. Mas que período é esse?

Lembra do Ciclo Financeiro? Pois é, durante esse período ou ciclo. O cálculo do Ciclo Financeiro fornece para o empresário uma informação valiosa: o número de dias entre o pagamento dos fornecedores e o recebimento dos clientes.

Ou seja, exatamente o período que precisará ser suportado pelo Capital de Giro.

Ciclo Financeiro das Empresas

O Ciclo Financeiro é calculado através da fórmula:  

CF = PME + PMR – PMP

O que é necessário entender aqui é que quanto menor for o seu Ciclo Financeiro (CF), menor será a sua NCG. Mas como fazer então para diminuir o CF? Vejamos então as nossas quatro dicas:

1. Diminuir o financiamento aos clientes

A primeira coisa a fazer é diminuir, se possível, o prazo de financiamento aos clientes. É necessário reduzir o máximo possível esse prazo, mesmo que seja uma prática comum em seu mercado.

Não é uma tarefa fácil, eu sei, principalmente em tempos de crise, mas é extremamente necessário verificar se existe (e normalmente existe) espaço para essa redução sem que isso afete o negócio.

2. Renegociar os prazos de pagamento com seus fornecedores

A segunda ação é renegociar os prazos com seus fornecedores. Geralmente quando levantamos essa questão, por incrível que pareça, temos como resposta: nunca tentei fazer isso.

Pois é, então peque o telefone e diga ao seu fornecedor que você precisa de mais prazo, principalmente para aqueles que você já tem uma relação de confiança.

Busque novos parceiros para quem não estiver disposta a negociar. O que percebemos é que existe um entendimento por parte dos fornecedores de que é melhor estender o prazo do que perder um bom cliente.

3. Cuidado com o Estoque

Estoque é capital de giro, logo, estoque parado é capital de giro empatado.

As vezes não sabemos onde foi parar o dinheiro da empresa. Ao não gerenciarmos os estoques (compra, perfil e organização), acabamos desperdiçando dinheiro em produtos de pouco giro e que podem se tornar obsoletos rapidamente.

Busque otimizar o estoque desde o processo de compra até a saída da mercadoria. Conhecer os produtos conforme o seu giro e margem, é fundamental para manter o capital de giro.

4. Implantar o Fluxo de Caixa

Por fim, implante urgentemente o principal controle financeiro para qualquer empresa: o Fluxo de Caixa.

Através desse relatório é possível gerenciar e planejar de forma eficaz todas as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa. Isso é fundamental para preservar o Capital de Giro.

Concluindo

Ao aplicarmos estas quatro dicas na empresa, foi possível reorganizar as finanças e pouco a pouco recuperar a saúde financeira.

Quando diminuímos o Ciclo Financeiro, reduzimos também a NCG o que equilibrou e ajudou a manter o Capital de Giro para o pagamento das despesas da operação.

Essas ações combinadas ao uso do Fluxo de Caixa, fez com que a empresa entendesse o processo de formação dos saldos ao longo do tempo.

Isso possibilita começar a fazer o planejamento financeiro.

Por tanto, planejar e controlar as finanças de uma empresa não é nenhum bicho papão.

Entretanto é um trabalho que precisa ser feito diariamente e com base em informações.

Outra importante ação é Implantar e organizar os processos financeiros como contas a pagar, receber e cobranças.

Sem esses cuidados, mesmo vendendo muito, você certamente certamente terá problemas de caixa.

Se a sua empresa está vendendo muito (ou não!) e está enfrentando problemas para gerenciar as finanças, entre em contato com a Consultei.

Somos especialistas em gestão financeira para pequenas empresas. Ficarei muito feliz em poder te ajudar.